こんにちは、しゅがーです。
「電話が鳴るたびに、心臓がドキッとする」
「電話をかける前に、何度も練習してしまう」
「電話中に頭が真っ白になって、何を言っているか分からなくなる」
そんな経験、ありませんか？
コミュ障の方の悩みの中でも、電話への苦手意識は特に深刻です。メールやチャットが普及した現代でも、職場では電話対応が避けられない場面が多くあります。
私は公認心理師・社会福祉士として医療現場での相談支援に携わり、転職支援のキャリアアドバイザーとして多くの方の職場の悩みと向き合ってきました。電話への苦手意識は、転職理由のひとつとして挙げられることも少なくありませんでした。
しかし気づいたことがあります。
電話が苦手なのは能力の問題ではなく「準備不足」と「経験不足」から来る不安がほとんどです。
準備の仕方を知るだけで、電話への苦手意識は大きく変わります。今回は、コミュ障のあなたでも使える電話対応のコツを5つお伝えします。
目次
- コミュ障が電話を苦手な理由
- 電話対応の前にやること
- 緊張しない電話対応のコツ5選
- 電話対応の基本フレーズ集
- よくある失敗とその対処法
- 今日からできる1アクション
- まとめ
コミュ障が電話を苦手な理由
電話がメールやチャットより難しい理由は大きく3つあります。
理由① リアルタイムで返答しなければいけない
メールやチャットは考えてから返信できます。しかし電話はリアルタイムで返答が必要です。考える時間がないため、頭が真っ白になりやすくなります。
理由② 表情・身振りが見えない
対面の会話では表情や身振りで相手の意図を補完できます。しかし電話は声だけが頼りです。情報が少ない分、相手の意図を読み取ることが難しくなります。
理由③ 聞き返しづらい
対面なら「もう一度言っていただけますか？」と聞き返しやすいですが、電話だと聞き返すことへのハードルが上がります。その結果、聞き取れていないのに曖昧なまま進めてしまうことが起きます。
電話対応の前にやること
電話対応で緊張する最大の原因は「準備不足」です。準備をするだけで緊張は大きく和らぎます。
① メモ帳と筆記用具を手元に置く
電話中に慌ててメモ帳を探すことが焦りにつながります。電話をかける前・受ける前に必ずメモ帳と筆記用具を手元に準備してください。
② 用件を事前にメモする（かける場合）
電話をかける前に伝えたい内容を箇条書きでメモしてください。電話中に話しながらメモを見られるため、頭が真っ白になることを防げます。
□ 会社名・自分の名前
□ 用件（何について電話するか）
□ 伝えたい内容（箇条書き）
□ 確認したいこと
□ 折り返し先の電話番号
③ 静かな場所・タイミングを選ぶ
周りがうるさい環境では聞き取りにくくなり、さらに焦りが増します。可能であれば静かな場所・周囲の雑音が少ないタイミングで電話するようにしましょう。
緊張しない電話対応のコツ5選
コツ① 最初の一言を決めておく
電話で最も緊張する瞬間は「最初の一言」です。最初の一言さえ出れば、あとは自然と言葉が続きます。
電話をかける場合・受ける場合それぞれの最初の一言を事前に決めておきましょう。
「お世話になっております。〇〇（会社名）の〇〇（名前）と申します」
電話を受ける時の最初の一言
「お電話ありがとうございます。〇〇（会社名）の〇〇（名前）でございます」
この一言を何度も声に出して練習しておくと、緊張していても自然に出てくるようになります。
コツ② 聞き取れなかったら素直に聞き返す
聞き取れなかったのに曖昧にしてしまうことが、後のトラブルの原因になります。聞き返すことは失礼ではありません。むしろ正確に理解しようとする誠実な姿勢として受け取られます。
「少々電話が遠いようで、もう一度お願いできますでしょうか」
「〇〇とおっしゃいましたでしょうか？」（確認する場合）
コツ③ 復唱・確認を徹底する
相手から聞いた内容は必ず復唱して確認します。復唱することで聞き間違いを防ぎ、相手にも「ちゃんと伝わった」という安心感を与えられます。
「お電話番号は〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇でよろしいでしょうか」
コツ④ 担当者が不在の時のセリフを決めておく
担当者が不在の場合の対応に困るケースが多いです。事前にセリフを決めておくだけで焦らなくなります。
「〇〇は本日〇時頃戻る予定です。改めてお電話いただくことは可能でしょうか」
コツ⑤ 電話を終える時の一言を決めておく
電話の終わり方に困る方も多いです。終わりの一言を決めておくとスムーズに電話を終えられます。
「ありがとうございました。失礼いたします」
「お電話いただきありがとうございました。失礼いたします」
電話を切る時は相手が切ってから切るのがマナーです。ただし相手がなかなか切らない場合は「それでは失礼いたします」と伝えてから切っても問題ありません。
電話対応の基本フレーズ集
そのまま使える基本フレーズをまとめました。手元に印刷して置いておくと安心です。
| 場面 | フレーズ |
|---|---|
| 電話を受ける | 「お電話ありがとうございます。〇〇の〇〇でございます」 |
| 名前を確認する | 「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか」 |
| 担当者に取り次ぐ | 「少々お待ちいただけますでしょうか」 |
| 担当者が不在 | 「ただいま席を外しております」 |
| 折り返しを伝える | 「折り返しご連絡いたします」 |
| 聞き返す | 「恐れ入りますが、もう一度おっしゃっていただけますか」 |
| 復唱確認 | 「〇〇ということでよろしいでしょうか」 |
| 電話を終える | 「よろしくお願いいたします。失礼いたします」 |
よくある失敗とその対処法
失敗① 相手の名前を聞き取れなかった
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせいただけますか？」と素直に聞き返す。聞き返すことへの罪悪感は不要です。名前を間違えたまま対応する方が失礼です。
失敗② 何を言っているか分からなくなった
「少々確認させていただいてもよろしいでしょうか」と伝えて、一度立ち止まる。または「担当の者に代わります」と伝えて上司や先輩に引き継ぐ。完璧に対応しようとしなくていいです。
失敗③ 緊張して声が震えてしまった
電話前に深呼吸を3回する。声が震えても電話対応の内容自体は伝わります。完璧な声を出そうとするより、伝えるべき内容を正確に伝えることに集中してください。
今日からできる1アクション
「お世話になっております。〇〇の〇〇と申します」
これだけです。声に出して練習するだけで、本番での緊張が大きく変わります。頭の中で考えるだけでなく、必ず声に出すことがポイントです。
まとめ
緊張しない電話対応のコツ5選をまとめます。
| コツ | ポイント |
|---|---|
| ① 最初の一言を決めておく | 事前に声に出して練習する |
| ② 聞き取れなかったら聞き返す | 聞き返すことは失礼ではない |
| ③ 復唱・確認を徹底する | 「〇〇ということでよろしいでしょうか」 |
| ④ 不在時のセリフを決めておく | 「折り返しご連絡いたします」 |
| ⑤ 終わりの一言を決めておく | 「よろしくお願いいたします。失礼いたします」 |
電話が苦手なのはあなたの能力の問題ではありません。準備とフレーズを知っているかどうかの差です。
今日ご紹介したフレーズを手元に印刷して、次の電話対応から少しずつ使ってみてください。使うたびに少しずつ慣れていきます。
完璧な電話対応を目指さなくていいです。「伝えるべきことを正確に伝えること」だけを目標にしてください。それだけで十分です。
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